El rastro del conocimiento.
www.computeridea.net de abril de 2004
La firma electrónica
La incorporación de mecanismos de seguridad y autenticidad en los documentos nace de la necesidad de intercambio de éstos con agentes externos a la empresa. En este sentido, aparecen herramientas como certificados digitales y firmas electrónicas.
En funcionamiento desde hace relativamente poco, la firma electrónica sirve para dar validez legal a los documentos electrónicos. Hasta el nacimiento de las nuevas tecnologías, y desde la aparición del papel, éste ha sido el soporte empleado para aprovechar la existencia de hecho, desde contratos a negocios. Ahora que estamos camino de esta oficina sin papeles que hemos comentado, la firma electrónica se configura como el elemento necesario que aporta la seguridad jurídica y evita el repudio de las partes implicadas, que antes concedía la firma manuscrita.
Esta es una de las principales razones por las que la integración de la firma electrónica en la gestión documental es «uno de los pasos ineludibles en un sistema documental, pues produce el cambio de estado que hace que un documento llegue a estar aprobado», comenta Luis Miguel Saiz, señalando también que docXpert, la solución de gestión documental de la compañía que dirige, dispone de la firma electrónica avanzada, que permite la identificación del usuario y el no repudio, y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su exclusivo control. «De manera que la firma está vinculada únicamente al usuario y al documento al que se refiere», continúa señalando.
«En la gestión electrónica de documentos, señala Alberto Rodríguez, la firma electrónica es un pilar fundamental, pues permite migrar desde el papel hacia el documento electrónico, sin perder ni un átomo de seguridad jurídica en los procesos donde ésta sea necesaria».
De esta forma, la posibilidad de almacenar documentos firmados digitalmente es esencial para la realización de transacciones electrónicas fiables. Como explica Manuel Vasallo, «la firma electrónica garantiza con un grado de fiabilidad extremadamente elevado, muy superior a la firma manuscrita, que el contenido del documento no ha sido alterado desde la operación de firma y que ésta se ha realizado con los elementos de firma que el titular se ha comprometido a custodiar, protegidos mediante contraseña, y que son irreproducibles». Por lo tanto, en un sistema de gestión documental, los documentos se almacenan con su firma electrónica para que quien los consulte pueda comprobar su validez.
De hecho la firma electrónica alcanza todas las disciplinas de las tecnologías de la información, según Ángel García Ramos, que añade que «su integración y convivencia con un sistema de gestión documental permite rubricar procesos de manera irrevocable, o dicho de otra manera, la garantía del resultado generado revaloriza cualquier proceso en lo que a los documentos y su gestión se refiere».
Con la validación de la firma electrónica y otros avances como la gestión del conocimiento, la gestión documental es actualmente una de las apuestas más fuertes del mercado. Ahora mismo usted podría estar malgastando dinero, trabajando ineficazmente, reduciendo la productividad, proporcionando un mal servicio de atención a los clientes y perdiendo oportunidades de ventas simplemente debido a la forma en que se administran los documentos en su empresa. Sin embargo, como afirma IDC, «potencialmente, el mayor «crimen» es que probablemente no se de usted cuenta de que esto es así».
www.computeridea.net
![[Imagen del logotipo de la organización]](images/arslogo1.gif)
